Poznaj trzy niestandardowe funkcjonalności excela, które uproszczą Ci prowadzenie biznesu.
W Localhost Software House tworzymy między innymi wtyczki i aplikacje, które mają automatyzować rozmaite procesy. Czasem jednak korzystamy z gotowych rozwiązań, które świetnie usprawniają pracę. Niektóre nie są oczywiste – dlatego dziś chcemy się z Tobą nimi podzielić.
Excel jest dobrym narzędziem do przechowywania danych oraz kosztów firmy – to wszyscy wiemy. Ale z istnienia niektórych, mniej standardowych opcji excela wiele osób nie zdaje sobie sprawy. Przygotowaliśmy więc listę trzech funkcjonalności excela o których mogłeś/aś nie słyszeć, a w naszym przypadku ułatwiły one prowadzenie biznesu. Dowiedz się, jak pomogą i Tobie!
1. Lista rozwijana
Przy powtarzalnych danych prawdziwą plagą są literówki.
Jak temu zaradzić? Wystarczy stworzyć gotową listę danych, które są powtarzalne i wtedy stworzyć tak zwaną listę rozwijaną. Gotową już listę możemy kopiować i nie trzeba już martwić się, że wystąpi jakiś błąd w danych.
Instrukcję znajdziesz tutaj – Tworzenie listy rozwijanej.
2. Obliczanie ceny brutto
W firmie jest duża szansa, że pracownicy pracują na różnych umowach (np. UZ, B2B, UOP…). Co prawda zawsze można mnożyć ich dochody w celu otrzymania ceny brutto, ale w tym przypadku trzeba starać się nie popełniać żadnych błędów 🙂
Jak to usprawnić?
Możesz skorzystać tutaj z funkcjonalności z poprzedniego punktu (lista rozwijana), aby każdy miał przyporządkowany prawidłowy typ umowy. W kolejnym kroku trzeba pobrać informację, jakie każda umowa ma opodatkowanie i zależnie od typu umowy – pomnożyć dochód osoby o wysokość podatku. Wtedy otrzymasz funkcję, która potrzebuje wprowadzenia tylko dwóch wartości (typ umowy i dochód osoby), żeby otrzymać końcowy wynik.
3. Sumowanie pól zależnie od koloru
Ostatni punkt uważam za najbardziej przydatny i zarazem najtrudniejszy do zaimplementowania w excelu. Jaki mamy cel w kolorowaniu pól i jak to działa?
Można utworzyć niestandardowy skrypt, dzięki któremu wartości sumują się zależnie od koloru komórki. Przyłóżmy, że koszty w firmie rozkładają się na 3 rodzaje – opłacone, do opłacenia i te które nie zostaną opłacone z jakiegoś powodu. A więc do każdego z tych rodzajów możemy dodać kolory (dla opłaconego zielony, potem żółty i na końcu czerwony). W tym momencie możemy wykonać skrypt który oblicza sumę pól zależną od koloru i wiemy ile pieniędzy zostało opłaconych, ile jest do opłacenia i ile opłacone nie zostaną.
Jeżeli ciekawi Cię ten skrypt i chciałbyś go zaimplementować u siebie, to tutaj znajduje się poradnik (w języku angielskim), jak go wykonać:
Podsumowując, dzięki powyższym funkcjonalnościom nie oszczędzisz magicznych 20 godzin w tygodniu. Pozbędziesz się za to niepotrzebnego stresu i unikniesz konieczności poprawiania wielu błędów. Wystarczy że napiszesz jedną rzecz raz, a dobrze i wystarczy to aż do momentu, aż nie znudzi Ci się używanie excela 🙂
